Comment faire perdurer une réunion d'équipe avec la synthèse visuelle?

La synthèse visuelle a cela de commun avec l’œuvre de Jean-Michel Basquiat : une transmission de récits.

Les récits dont je parle ici sont issus de l’entreprise : des narrations complexes à simplifier à travers des fresques, avec des mots, des pictogrammes, des éléments figuratifs, un « rap visuel », peut-on lire à la Fondation Louis Vuitton.

Gageons que la fresque synthétique appelée aussi « scribing » ou « graphic recording », a cette mission de raconter une organisation à travers les expériences vécues par ceux qui la font exister, j’entends par là ses salariés, hommes et femmes travaillant dans ses murs, hors les murs, intérimaires et partenaires.

Pourquoi numériser une capture visuelle ?

La performance achevée, la numérisation de la capture visuelle paraît inévitable.

Son support étant pérenne (papier ou carton destiné à la poubelle plus ou moins vite suivant que vous souhaitez conserver ou non la fresque) et en admettant que vous sachiez où l’exposer, le meilleur moyen d’en garder trace est encore de la numériser.

Par-dessus tout, cela permet aussi de la diffuser auprès des participants et des parties prenantes qui n’étaient pas présents lors de l’événement. Ils auront ainsi un résumé visuel embrassant les thèmes principaux abordés, une illustration des échanges qui pourra aussi accompagner un compte-rendu exhaustif.

Au-delà de l’objectif d’information, il s’agit aussi de remercier les acteurs.

Ainsi, même si ces derniers prennent une photo de cette carte synthétique et visuelle fraîchement achevée, ils apprécieront une image de qualité.

Le facilitateur graphique photographie donc sa capture d'images.

De retour à son poste de travail, il la retouche et la nettoie pour la transformer en une image prête à être diffusée : recadrage, fond blanchi, contraste, retouches graphiques, mise en couleur... Il reste encore des améliorations à effectuer !

Il soigne l'illustration qui apparaît désormais devant lui dans une taille réduite, passant d’une vaste fresque murale à la taille modeste d’un écran d’ordinateur. Son œuvre unique et originale, témoignage de quelques heures passées dans l’entreprise qui l’a invité, est prête à une diffusion plus large.

Après-tout, cette narration éphémère a bien le droit de perdurer au-delà de cette journée particulière. C’est même quasi une obligation pour ces événements qui retracent une histoire passée et dessinent le chemin à venir.

Les acteurs de l’événement apprécieront de se voir et se lire sous formes de mots ou de dessins dans cette prise de notes imagée diffusée à tous. Ils aimeront s’y retrouver, se remémoreront cette journée de partage et d’échanges, ce regroupement de personnalités et d’individus qui font l’entreprise.

Ils verront parfois leur portrait croqué rapidement accompagné de leurs mots, comme j’aime l'esquisser dans ces échanges notés en temps réel ; ce qui m’a échappé m'est soufflé dans l’oreille, comme un complément, une finition ou une cerise sur un gâteau.

Chacun a son mot à dire : une remarque, une phrase, un commentaire, une pierre portée à l’édifice, à cette vision commune concrétisée sur une large feuille blanche surdimensionnée.

Achevé, ce dessin qui crée du sens est à savourer sans modération.

En 2019, accompagnez vos réunions de groupe avec le Scribing !

Une prise de notes illustrée au format XXL

• Engagez vos équipes autour d’une même vision
• Visualisez les objectifs de la nouvelle année et des années à venir
• Gardez une mémoire de l’événement
• Apportez de l’émotion à votre réunion de groupe
• Révélez le potentiel du groupe dans le but commun de servir l’entreprise, ses missions et ses enjeux sociétaux
• Faites que vos participants parlent de votre événement pendant plusieurs semaines après qu’il a eu lieu.

Une grande écoute de la part de la dirigeante de l’entreprise, un coaching efficace par l’agence UNYCK, humour, collaboration, et ainsi, des résultats remarquables :

• échanges constructifs
• histoires vécues
• commentaires
• dynamisme
• créativité
• identifications et résolutions de problèmes
• partages, avec en toile de fond une histoire commune qui rassemble, celle du projet de l’entreprise envers la Société.

Le scribing : une capture en direct à l'aide de marqueurs

Cette histoire, je la capture sur une fresque d’1m20 sur 2m50, j’écoute, je rassemble, j’ajuste, j’illustre, j’interprète, je connecte, je révèle, en croquant sur le vif.

Parfois, je portraitise les participants, car même s’ils ne sont qu’un échantillon, les salariés sont là pour rappeler que l’entreprise est faite d’individus, de personnalités et de tempéraments qui s’expriment lors de cette journée.

Chacun vient discuter autour de la fresque qui est un mélange d’éléments figuratifs, de pictogrammes et de mots.

Elle raconte un cheminement, elle évolue, se transforme sous les yeux de chacun. Elle illumine les relations entre les participants, elle simplifie sans être simpliste. Ses sources bondissent, d’une idée à l’autre, dans un grand Tout.

Elle transmet et sert la vision de l’entreprise, le sens de son travail, au service de ses parties prenantes internes ou externes.

C’est l’entreprise qui entre dans la fresque, pour un jour et pour les semaines qui suivent grâce à sa numérisation, son partage, son exposition dans les locaux de l’entreprise, sa diffusion en interne ou sur les réseaux sociaux.

• Voulez-vous partager l’histoire collective de votre entreprise, à un instant T ?
• Retranscrire le travail produit par le groupe sous une forme visuelle ?
• Porter le sens de l’entreprise sur une grande image et la donner à voir à l’ensemble de vos collaborateurs ?
• Souhaitez-vous donner du corps à vos discussions ?
• Cherchez-vous à créer de l’émotion au sein de votre réunion ?
• Voulez-vous partager votre réunion avec les équipes internes qui n’étaient pas présentes lors de l’événement ?
• Ou bien avec le monde entier ?

Des mots, des faits, des images, dessinés et écrits en direct pendant la réunion ou la conférence, le séminaire ou l’atelier de travail, c’est cela la capture visuelle, ou « Scribing ».

Réunir votre public derrière une vision commune avec le Scribing

Qu’est-ce que le Scribing?

On l’appelle aussi Graphic Recording.

C’est une clé et un outil pour mettre en lumière les débats sous forme de prises de notes originales et synthétiques.

Les idées prennent place sur le papier format XXL, en direct et en toute transparence.

La réalisation de ces fresques pendant un événement va dynamiser l’expérience de vos participants.

Vous allez rendre plus agréable une conférence, un séminaire, une réunion, car les débats et les discours vont se concrétiser sous les yeux de l’auditoire.

Les participants voient l’avancée de la fresque en profitant des moments de pause pour s’en approcher, les commenter, échanger et photographier.

A quoi ressemble une fresque de « Scribing »?

Le choix de la dimension des fresques, des couleurs, des titres, ont leur importance, ainsi que les éléments retranscris dans la fresque. A chaque facilitateur graphique sa personnalité, son imagination, selon son expression très personnelle.

Cependant la méthode reste la même : les informations seront classées et hiérarchisées par le facilitateur graphique (graphic recorder), qui rapportera en direct sur sa fresque les messages clés. Pendant l’événement, il sera concentré, à l’écoute, dans une posture objective.

Quelles couleurs choisir pour ces fresques?

Je privilégie les couleurs de la marque pour laquelle j’interviens, en les associant avec le noir pour la lisibilité.

Quelle préparation en amont pour une fresque synthétique réussie?

Il est bon que le facilitateur graphique connaisse le sujet des débats avant d’intervenir, ainsi que les personnes présentes et le programme détaillé. Plus il en saura mieux il sera apte à réussir sa fresque. Cela l’aidera également à choisir la dimension des panneaux sur lesquels il dessinera.

Comment les fresques vont-elles dynamiser votre communication auprès de vos parties prenantes et auprès de vos prospects?

Cette fresque sera un support de communication pour vos initiatives en interne : objectifs à réaliser, marketing, actions à mener, ou en externe pour informer vos partenaires de vos offres ou de vos actions.

Diffuser la fresque sur les réseaux sociaux

Elle peut être diffusée en direct, ou bien a posteriori pour prolonger l’événement. Les participants seront plus aptes à comprendre le déroulé de la fresque. Cependant, ceux n’ayant pu assister aux débats pourront toujours accéder à ce témoignage visuel.

L’image numérisée de la fresque peut aussi être envoyée à chaque participant comme remerciement.

L’image sera diffusée en grand ou en zoomant sur certaines zones de la fresque, comme des moments isolés des débats qui se sont tenus.

Ce soir, je sketchnote !

Qu'est-ce que le sketchnote?

Un outil de prise de notes ludique et efficace qui devient performant dans une pratique régulière.

Je me déplace avec un feutre noir et mon cahier format A4 sous le bras.

Je dessine de mon siège au milieu du public.

Pas de chevalets, pas de grands cartons encombrants, ni de grand rouleau de papier à fixer au mur.

Quelques portraits esquissés des locuteurs (pas de caricatures, je ne suis pas formatée pour !), mais l'on reconnaîtra une barbiche, une queue de cheval, le mouvement des cheveux, une paire de lunettes, l'allure d'une silhouette, une attitude ou la "photographie" d'une gestuelle. Et encore, le titre du sujet abordé, la date et le lieu.

Ensuite, place à l’écoute dite « active » : c’est-à-dire que je trie et retiens dans le flot de mots qui s’offrent à moi, ceux que je vais reporter sur le papier.

Je synthétise et regroupe les idées. Les répétitions n'ont pas leur place dans ma page.

Rien à voir, donc, avec une prise de notes sur ordinateur, qui oblige à noter quasi intégralement les phrases exprimées.

Une mise en forme particulière pour une vision commune

Il faut en même temps penser à la mise en page, à la hiérarchisation des mots-clés, mais l’on peut toujours donner du relief à certains mots après-coup, grâce à des ombrages de lettres, ou en les « graissant ».

Le plus important dans le temps présent est de ne rien perdre des débats.

Sur mes genoux, un carnet, mon feutre noir dans la main, une boîte de feutres de couleur dans le sac si besoin.

Je regarde ma feuille, et essaie d’anticiper la mise en page. Tout se met en place au fur et à mesure de l’avancée des débats.

À chaque intervenant son espace sur le papier ; un rapide portrait, le nom et le prénom, l’organisme qu’il représente, et les mots importants. J’oublie les anecdotes, mais j’apprécie les métaphores, que je pèse pour voir si elles ont leur place quelque part. Je saisis le message principal. J’attrape au vol la conclusion de chacun. Les interventions s’enchaînent à bon rythme car le planning de la soirée est bien rempli.

Les esprits synthétiques qui ont pris place sur l’estrade sont mes amis. Je les aime pour de bon. Ils font le travail et résument leur propos avec brio. Alors, je note tel quel, je n’ai plus qu’à me préoccuper de mon lettrage et de l’équilibre des blancs et des noirs dans ma page au format paysage.

Avec un peu de chance, quelqu’un s’occupera de résumer le message final des débats dans une brillante conclusion. Bingo ! La locutrice fait un résumé admirable que je n’ai plus qu’à reporter dans sa substantifique moelle. Je pose le bouquet final : un ballet de mots-clés.

Souvenir de l'événement

Maintenant, place aux retouches, aux corrections (il m’arrive d’oublier une lettre ici et là, ou encore d’en ajouter), car j’écris et dessine tout en prêtant attention aux débats, ce qui me rend parfois distraite sur l’orthographe du mot.

Je pose les pictogrammes et quelques illustrations, pour un croquis-note complet.

Éventuellement, je signe. Sinon, je le ferai sur l’ordinateur lors de la retouche numérique.

Mes dessins sont déjà repérés, chuchotés, photographiés et partagés.

Ces 4 pages seront un souvenir visuel original et pédagogique que les participants pourront regarder et discuter. Des moments à se remémorer. Une fête qui pourra se prolonger dans le temps.

J’ai fini je m’en vais, oui mais après le buffet !

Les 10 ans de Solidatech, « construisons le numérique solidaire de demain », Maison des Associations de Solidarité, Paris 13e.

(photo : Solidatech)

Analyse des risques d’une intervention en facilitation graphique (graphic recording)

Qu’est-ce qu’une AMDEC ?

C’est une Analyse des Modes de Défaillance, de leurs Effets et de leur Criticité. Cette Analyse prévisionnelle de la fiabilité permet de recenser les modes de défaillances pouvant affecter le bon fonctionnement d’un produit ou d’un processus de conception, d’estimer les risques d’apparition de ces défaillances afin de les prévenir et de mettre en place des actions correctives ou préventives.

Cette technique est utilisée dans l’industrie ou en innovation, de manière à agir pour éliminer le risque dans la conception d’un produit ou dans son processus de fabrication par exemple.

La technique est exhaustive et rigoureuse.

Si elle paraît fastidieuse, elle est pourtant indispensable dans le cadre d’une démarche qualité, ou simplement dans le but de donner un livrable présentable à travers un processus rigoureux, et d’optimiser les chances de donner toute satisfaction à votre client en réduisant ou en éliminant les impondérables.

En effet, les erreurs peuvent coûter cher en termes d’image ou de matériel abîmé ou défectueux, impropres à leur destination.

L'AMDEC du facilitateur graphique

Vous trouverez donc ici un tableau de cette AMDEC concernant le matériel du scriber, le processus entourant l’installation et la livraison de la carte synthétique et du produit final aussi nommé « livrable ».

Sur ce tableau, ma liste des tâches n’est pas exhaustive. Je vous encourage à la compléter ou la modifier suivant vos expériences vécues.

Pour cela, vous devrez identifier les fonctions des différentes phases du périmètre (acquisition et préparation du matériel, transport, installation, livraison…), et imaginer les risques de dysfonctionnement.

Pour chaque fonction, noter la criticité selon les critères suivant ; (G) Gravité des effets de la défaillance, (F) Fréquence d’apparition de la défaillance, (D) Capacité de détection de la défaillance (1 :détection certaine, 2 :détectable, 3 :difficile à détecter, 4 :indétectable).

La multiplication de ces critères donne le niveau de criticité et les actions à mettre en place ou non .

Cette méthode est normalement utilisée en groupe de travail, c’est pourquoi je vous invite à laisser en commentaire vos idées pour allonger cette liste, afin que d’autres facilitateurs graphiques (et moi aussi par la même occasion) puissent les ajouter à leur propre AMDEC.